Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to inicjatywa Ministerstwa Finansów, która ma zrewolucjonizować sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. Wprowadzenie systemu ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zwalczanie oszustw VAT oraz usprawnienie procesów biznesowych dla przedsiębiorców. To znacząca zmiana, która dotknie praktycznie każdego podmiotu gospodarczego w kraju.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i jak działa?
KSeF to platforma online, która umożliwia wystawianie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Faktury te mają określony format XML, zgodny z wytycznymi Unii Europejskiej. Po wystawieniu, faktura jest przesyłana do centralnego systemu, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz jest opatrzona kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Dopiero taki dokument jest uznawany za fakturę ustrukturyzowaną. Przedsiębiorcy będą mogli pobierać swoje faktury z systemu, a także wysyłać je za pośrednictwem KSeF do swoich kontrahentów. System ma zapewnić bezpieczeństwo i integralność danych, a także ułatwić kontrolę skarbową.
Kluczowe cechy systemu KSeF
System opiera się na fakturze ustrukturyzowanej, która jest generowana w standardzie XML. Każda taka faktura jest numerowana i uwierzytelniana przez KSeF. Oznacza to, że tradycyjne faktury papierowe lub w innych formatach elektronicznych, które nie przejdą przez system, nie będą uznawane za prawidłowe dokumenty księgowe. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich transakcji objętych VAT. System ma również funkcje archiwizacyjne, co oznacza, że faktury będą przechowywane w bezpieczny sposób przez określony czas.
Obowiązek korzystania z KSeF – kto i kiedy?
Docelowo wszystkie podmioty gospodarcze będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Początkowo, w fazie pilotażowej, system był dobrowolny, jednak od 1 lipca 2024 roku stanie się on obowiązkowy dla czynnych podatników VAT. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku objąć ma również podmioty zwolnione z VAT. Oznacza to, że niezależnie od statusu VAT, każdy przedsiębiorca będzie musiał nauczyć się korzystać z nowego systemu. Terminy wdrożenia są kluczowe dla przygotowania się do tej zmiany.
Przygotowanie do wdrożenia KSeF
Wdrożenie KSeF wymaga od firm odpowiedniego przygotowania technicznego i organizacyjnego. Należy upewnić się, że posiadany system księgowy lub ERP jest kompatybilny z KSeF lub zainwestować w nowe oprogramowanie. Ważne jest również uzyskanie odpowiednich certyfikatów autoryzacyjnych, które umożliwią uwierzytelnianie w systemie. Szkolenie pracowników z obsługi KSeF jest absolutnie niezbędne, aby uniknąć błędów i zapewnić płynność procesów fakturowania.
Korzyści płynące z wdrożenia KSeF
Pomimo początkowych wyzwań związanych z wdrożeniem, KSeF niesie ze sobą szereg znaczących korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim, usprawnienie procesów fakturowania dzięki cyfryzacji i automatyzacji. Brak konieczności drukowania, wysyłania i archiwizowania faktur w formie papierowej to oszczędność czasu i pieniędzy. System KSeF może również przyczynić się do poprawy płynności finansowej poprzez szybszy obieg dokumentów i potencjalnie szybsze otrzymywanie płatności.
Bezpieczeństwo i transparentność
Krajowy System e-Faktur zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, utrudniając wystawianie fałszywych faktur i eliminując szarą strefę. Uszczelnienie systemu podatkowego jest jednym z głównych celów tego projektu. Dzięki centralizacji danych, organy skarbowe będą miały lepszy wgląd w transakcje, co może przełożyć się na większą transparentność w obrocie gospodarczym. Dla firm oznacza to również potencjalnie mniej kontroli skarbowych w tradycyjnym rozumieniu, gdyż dane będą dostępne na bieżąco.
Wyzwania i potencjalne problemy związane z KSeF
Wdrożenie tak kompleksowego systemu jak KSeF nie obywa się bez potencjalnych wyzwań. Koszty związane z implementacją nowego oprogramowania lub aktualizacją istniejącego mogą być znaczące, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Błędy techniczne czy problemy z dostępnością systemu mogą również zakłócić codzienne funkcjonowanie firm. Kluczowe jest, aby organy państwowe zapewniły stabilność i niezawodność platformy.
Konsekwencje braku zgodności z KSeF
Niezastosowanie się do obowiązków wynikających z KSeF może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Faktury wystawione niezgodnie z nowymi przepisami nie będą uznawane za ważne, co może skutkować brakiem możliwości odliczenia VAT czy zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodu. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy monitorowali zmiany przepisów i aktywnie przygotowywali się do wdrożenia systemu, aby uniknąć negatywnych skutków.
